Kada dokument iz Srbije treba da koristite u inostranstvu, često nije dovoljno da imate samo original i prevod. Mnoge institucije zahtevaju dodatnu potvrdu da je dokument izdat ili overen od nadležnog organa. Upravo tada se javlja pitanje šta je apostil, kada je potreban apostille pečat i kojim redosledom se rade overa i prevod.
Apostil, odnosno Apostille, koristi se za međunarodnu upotrebu javnih isprava između država potpisnica Haške konvencije. Njegova svrha nije da potvrdi sadržaj dokumenta, već da potvrdi verodostojnost potpisa, svojstvo potpisnika i pečat ili žig na dokumentu.
U praksi, to znači da dokument sa Apostille potvrdom može biti priznat u drugoj državi bez pune diplomatsko-konzularne legalizacije, pod uslovom da su i Srbija i država u kojoj se dokument koristi potpisnice Haške konvencije i da institucija koja prima dokument zahteva takvu overu.
Šta je apostil?
Apostil je međunarodna potvrda kojom se overava javna isprava za upotrebu u drugoj državi. Često se koristi i naziv Haški apostil, jer je uveden Haškom konvencijom od 5. oktobra 1961. godine.
Važno je razumeti jednu stvar: apostil ne potvrđuje da je sadržaj dokumenta tačan. On potvrđuje da su potpis, pečat ili svojstvo službenog lica na dokumentu verodostojni. Na primer, ako imate diplomu, izvod iz matične knjige rođenih ili uverenje o nekažnjavanju, Apostille potvrda ne proverava vaše ocene, lične podatke ili navode u dokumentu, već potvrđuje da je dokument potpisao i overio nadležni organ.
Zbog toga se apostille pečat najčešće traži kod dokumenata koji se predaju stranim institucijama, ambasadama, univerzitetima, poslodavcima, sudovima, matičnim službama ili drugim nadležnim organima u inostranstvu.
Kada vam je potreban apostille pečat?
Apostille pečat vam može biti potreban kada javnu ispravu izdatu u Srbiji koristite u zemlji koja prihvata Apostille potvrdu. To se često dešava kod školovanja, zaposlenja, sklapanja braka, regulisanja boravka, državljanstva, poslovne dokumentacije, naslednih postupaka ili drugih pravnih procedura u inostranstvu.
Najčešći dokumenti za koje se traži apostil su:
izvod iz matične knjige rođenih;
izvod iz matične knjige venčanih;
izvod iz matične knjige umrlih;
uverenje o državljanstvu;
uverenje o slobodnom bračnom stanju;
uverenje o nekažnjavanju;
diplome, svedočanstva i potvrde o školovanju;
sudske odluke i presude;
punomoćja;
izjave;
dokumenta overena kod javnog beležnika;
pojedina poslovna i statusna dokumenta, ako imaju karakter javne isprave.
Pre nego što krenete u postupak, najbolje je da proverite kod institucije kojoj predajete dokument šta tačno traži: da li je potreban apostil na originalu, da li se prevodi i sam apostil, da li prevod mora biti uvezan sa originalom ili kopijom i da li se eventualno traži i Apostille potvrda na prevodu.
Kako izgleda apostille pecat?
Često pitanje korisnika je: kako izgleda apostille pecat i da li je to običan okrugli pečat. Apostille nije običan mali pečat na kraju dokumenta. U praksi, to je posebna potvrda, štambilj ili dodatak koji se stavlja na dokument ili se prilaže uz dokument.
Apostille potvrda ima propisanu formu i sadrži naziv „Apostille“ i frazu „Convention de La Haye du 5 octobre 1961“. U njoj se navode podaci o državi, licu koje je potpisalo dokument, svojstvu potpisnika, organu koji izdaje potvrdu, mestu i datumu izdavanja, broju potvrde, pečatu i potpisu nadležnog organa.
U zavisnosti od dokumenta i suda, Apostille potvrda može biti stavljena na poleđinu dokumenta, na posebnu stranicu ili kao dodatak povezan sa dokumentom. Zbog toga ne treba očekivati da apostille pečat izgleda kao klasična overa kod notara ili opštinski pečat.
Apostille pecat kod notara: da li notar izdaje Apostille?
Jedna od čestih nedoumica je da li se apostille pecat kod notara može dobiti odmah nakon overe potpisa ili kopije. Kratak odgovor je: notar ne izdaje Apostille potvrdu.
Javni beležnik može overiti potpis, prepis, izjavu ili određenu privatnu ispravu, u skladu sa svojim ovlašćenjima. Međutim, Apostille potvrdu u Srbiji izdaje nadležni osnovni sud. Ako je dokument overen kod notara, u praksi se zatim proverava koji je sud nadležan za Apostille overu tog dokumenta.
Drugim rečima, notar i apostil nisu ista vrsta overe. Notar potvrđuje određenu pravnu radnju ili overu u okviru svojih nadležnosti, dok osnovni sud izdaje Apostille potvrdu za međunarodnu upotrebu dokumenta.
Zato, ako vam neko kaže da vam treba „apostille kod notara“, najverovatnije misli na dokument koji prvo mora biti notarski overen, a zatim overen Apostille potvrdom kod nadležnog osnovnog suda.
Gde se vadi apostil u Srbiji?
U Srbiji se apostil vadi u osnovnom sudu koji je nadležan za područje na kome je dokument izdat, sastavljen ili overen. To znači da se ne ide u bilo koji sud, već u sud koji je teritorijalno povezan sa organom koji je izdao ili overio dokument.
Na primer, ako je dokument izdao organ sa sedištem u Beogradu, nadležan je osnovni sud u Beogradu koji obavlja poslove međunarodne overe. Ako je dokument izdat u drugom gradu, potrebno je proveriti koji osnovni sud pokriva to područje.
Za overu se najčešće nosi originalni dokument, a sud može tražiti i fotokopiju dokumenta, dokaz o uplati takse i dodatne podatke u zavisnosti od vrste isprave. Pravila i takse mogu se razlikovati u zavisnosti od suda i vrste dokumenta, pa je preporučljivo da pre odlaska proverite informacije na sajtu nadležnog suda ili telefonom.
Apostille za koje države važi?
Upit apostille za koje države najčešće se odnosi na pitanje da li će dokument iz Srbije biti priznat u određenoj zemlji. Apostille važi između država koje su potpisnice Haške konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava.
To znači da apostille pečat ima smisla samo ako su ispunjena dva uslova:
dokument je izdat u državi koja je potpisnica Haške konvencije;
dokument se koristi u drugoj državi koja je takođe potpisnica te konvencije.
Među državama u kojima se često traži Apostille za dokumenta iz Srbije nalaze se, na primer, Nemačka, Austrija, Italija, Francuska, Španija, Holandija, Belgija, Švajcarska, Slovenija, Hrvatska, Crna Gora, Bosna i Hercegovina, Severna Makedonija, Sjedinjene Američke Države, Kanada, Australija i mnoge druge države.
Ipak, spisak država se može menjati, a pojedine države mogu imati posebna pravila, rezerve ili dodatne zahteve. Zbog toga je najbezbednije da pre overe proverite aktuelan status države na zvaničnoj listi Haške konferencije za međunarodno privatno pravo ili kod institucije kojoj predajete dokument.
Kada apostil nije dovoljan?
Apostil nije uvek rešenje. Ako dokument treba da se koristi u državi koja nije potpisnica Haške konvencije, obično je potrebna puna legalizacija dokumenta. To je složeniji postupak koji može uključivati overu u sudu, nadoveru u Ministarstvu pravde, nadoveru u Ministarstvu spoljnih poslova i overu u diplomatsko-konzularnom predstavništvu države u kojoj će se dokument koristiti.
Takođe, legalizacija ili apostil nekada nisu potrebni ako između Srbije i druge države postoji bilateralni sporazum o oslobađanju određenih javnih isprava od legalizacije, ako institucija koja prima dokument ne zahteva takvu overu ili ako se radi o dokumentu koji po svojoj prirodi ne podleže ovoj vrsti overe.
Zato ne treba automatski stavljati Apostille na svaki dokument. Prvi korak uvek treba da bude provera zahteva institucije kojoj dokument predajete.
Da li se prvo radi prevod ili apostil?
Redosled zavisi od države, institucije i vrste dokumenta. U mnogim slučajevima se prvo stavlja apostil na originalni dokument, a zatim sudski tumač prevodi i original i Apostille potvrdu. Na taj način strani organ dobija kompletan prevod svega što se nalazi na dokumentu.
Međutim, postoje situacije kada institucija u inostranstvu traži da se overi i prevod, ili da prevod bude uvezan sa originalom, kopijom ili Apostille potvrdom. Nekada se traži apostil samo na originalu, nekada na prevodu, a u pojedinim slučajevima i na oba dokumenta.
Zbog toga je veoma važno da pre početka postupka proverite sledeće:
da li se Apostille stavlja na originalni dokument;
da li sudski tumač treba da prevede i Apostille potvrdu;
da li se overen prevod uvezuje sa originalom ili kopijom;
da li institucija traži Apostille i na prevodu;
da li prevod mora biti urađen u Srbiji ili u zemlji u kojoj se dokument predaje.
Ova provera može vam uštedeti vreme, novac i odlazak u sud više puta.
Šta radi sudski tumač kod dokumenata sa Apostille potvrdom?
Sudski tumač prevodi dokument tako da prevod može da se koristi kao zvaničan prevod pred institucijama. Kada dokument ima apostille pečat, sudski tumač najčešće prevodi i osnovni dokument i tekst Apostille potvrde, jer se i ona smatra delom dokumentacije koja se predaje.
Overen prevod sudskog tumača sadrži potpis i pečat ovlašćenog tumača, čime se potvrđuje da prevod odgovara originalu. To je posebno važno kod dokumenata za školovanje, radne dozvole, vizne procedure, brak u inostranstvu, boravak, državljanstvo, poslovanje i sudske postupke.
Ako niste sigurni da li prvo treba da idete u sud ili kod sudskog tumača, najbolje je da nam pošaljete fotografiju ili sken dokumenta i informaciju za koju državu se dokument koristi. Na osnovu toga možemo vam pomoći da proverite koji redosled je najlogičniji za prevod i overu.
Najčešće greške kod Apostille overe
Najčešća greška je odlazak kod pogrešnog suda. Apostil izdaje nadležni osnovni sud, pa je važno da dokument nosite tamo gde se overava dokument izdat ili overen na tom području.
Druga greška je prevođenje dokumenta pre provere da li je potreban Apostille. Ako institucija traži da se prevede i Apostille potvrda, a vi ste dokument već preveli bez nje, možda će biti potrebno dopuniti ili ponovo raditi prevod.
Treća greška je pretpostavka da je Apostille potreban za svaku državu. Ako država nije potpisnica Haške konvencije, može biti potrebna puna legalizacija. Ako postoji bilateralni sporazum ili institucija ne traži legalizaciju, apostil možda uopšte nije potreban.
Četvrta greška je verovanje da apostil potvrđuje sadržaj dokumenta. Apostille potvrđuje potpis, pečat i svojstvo potpisnika, ali ne garantuje tačnost podataka u dokumentu.
Kratak vodič: šta da uradite pre prevoda i overe?
Pre nego što započnete postupak, prikupite tačne informacije. Najbolje je da instituciji u inostranstvu postavite nekoliko konkretnih pitanja:
Da li dokument mora imati Apostille potvrdu?
Da li se Apostille stavlja na original, prevod ili oba?
Da li prevod mora da uradi sudski tumač iz Srbije?
Da li prevod mora biti uvezan sa originalom?
Da li prihvataju kopiju ili isključivo original?
Da li postoji rok važenja dokumenta?
Nakon toga možete pripremiti dokument za sud, prevod ili dodatnu legalizaciju. Ako imate više dokumenata, proverite svaki posebno, jer pravila ne moraju biti ista za diplomu, izvod, uverenje ili punomoćje.
Apostil i prevod na jednom mestu
Apostil je važan korak kada dokument iz Srbije treba da koristite u inostranstvu, ali nije uvek jednostavno znati da li vam je potreban, gde se vadi i da li ga treba prevoditi. Najsigurniji put je da prvo proverite zahteve institucije kojoj predajete dokument, a zatim da pripremite original, Apostille potvrdu i overen prevod u skladu sa tim zahtevima.
Ako vam je potreban prevod dokumenta sa Apostille potvrdom, prevod javne isprave ili savet kojim redosledom da uradite overu i prevod, naša specijalizovana prevodilačka agencija može vam pomoći da dokumentaciju pripremite pravilno i bez nepotrebnog gubljenja vremena.
Česta pitanja o Apostille pečatu
Šta znači apostille?
Apostille je međunarodna potvrda kojom se javna isprava priprema za upotrebu u drugoj državi potpisnici Haške konvencije. Kod nas se često koristi i naziv apostil ili Haški apostil.
Da li Apostille potvrđuje sadržaj dokumenta?
Ne. Apostille potvrđuje verodostojnost potpisa, svojstvo potpisnika i pečat ili žig na dokumentu. Ne potvrđuje tačnost sadržaja dokumenta.
Da li apostille pečat izdaje notar?
Ne. Notar može overiti određeni dokument, potpis ili kopiju, ali Apostille potvrdu u Srbiji izdaje nadležni osnovni sud.
Da li se apostil prevodi?
U mnogim slučajevima da. Ako se dokument prevodi za inostranstvo, sudski tumač često prevodi i Apostille potvrdu. Ipak, treba proveriti zahtev institucije kojoj dokument predajete.
Da li Apostille važi za sve države?
Ne. Apostille važi za države potpisnice Haške konvencije. Ako država nije potpisnica, najčešće je potrebna puna legalizacija dokumenta.
Da li je Apostille potreban za dokumenta iz inostranstva koja se koriste u Srbiji?
Ako dokument dolazi iz države potpisnice Haške konvencije i koristi se u Srbiji, može biti potreban Apostille izdat u toj državi. Ako država nije potpisnica, može biti potrebna druga vrsta legalizacije.
Da li prvo idem kod sudskog tumača ili u sud?
Najčešće se prvo proverava da li je potreban apostil na originalu. Ako jeste, dokument se obično prvo overava Apostille potvrdom, a zatim se prevodi i dokument i Apostille. Ipak, redosled može zavisiti od zahteva države i institucije kojoj se dokument predaje.
